Administratief Medewerker

Als Administratief Medewerker ondersteun je de HSE-afdeling bij verschillende administratieve werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat documentatie actueel blijft, registraties zorgvuldig worden bijgehouden en acties tijdig worden opgevolgd.

Je hebt een belangrijke ondersteunende rol binnen de afdeling. Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht over verschillende registraties, trainingen, certificaten en documenten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en controleren van HSE-documenten, procedures en werkinstructies;
• Signaleren wanneer documenten aangepast moeten worden en deze wijzigingen doorzetten naar de verantwoordelijke collega;
• Bijhouden van HSE-registers, waaronder het incidentenregister en de opleidingsmatrix;
• Administratief registreren van ongevallen, incidenten, bijna-ongevallen en milieu-incidenten;
• Administreren van HSE-trainingen, toolboxen en instructies;
• Bewaken van certificaatgeldigheid en opleidingsvereisten;
• Versturen van herinneringen wanneer certificeringen verlopen of binnenkort verlopen;
• Verwerken van HSE-gegevens in rapportages en dashboards;
• Invullen van maandelijkse KPI-overzichten op basis van beschikbare gegevens;
• Ondersteunen bij het plannen van vergaderingen, trainingen en inspecties;
• Notuleren tijdens HSE-overleggen;
• Beheren van correspondentie binnen de HSE-afdeling;
• Archiveren van documenten volgens de geldende bedrijfsprocedures.

Je bent vooral bezig met het ondersteunen en structureren van de administratieve processen binnen HSE. Je zorgt ervoor dat informatie vindbaar en actueel is en dat belangrijke registraties en opvolgacties goed worden bijgehouden.

Je gaat aan de slag bij ICL in Heerlen, binnen de afdeling Health, Safety & Environment (HSE). In deze industriële omgeving spelen veiligheid, gezondheid en milieu een belangrijke rol in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Binnen HSE komen verschillende onderwerpen samen, van incidentregistratie en trainingen tot documentbeheer, certificeringen en rapportages. Als Administratief Medewerker HSE ondersteun je de afdeling bij de administratieve processen die nodig zijn om deze werkzaamheden goed te organiseren.

Je werkt nauw samen met collega's binnen HSE en krijgt te maken met verschillende soorten informatie en registraties. Nauwkeurig werken en zorgvuldig omgaan met documentatie zijn daarom belangrijk in deze functie.