Medewerker Documentverwerking College en Directie

Als Medewerker Documentverwerking College en Directie werk je samen met je collega's en zorg je voor de administratieve ondersteuning rondom de collegevergaderingen. Je bewaakt het proces vanaf het moment dat stukken worden aangeleverd tot en met de administratieve afhandeling van de genomen besluiten.

Je controleert documenten, houdt het overzicht en zorgt dat stukken op het juiste moment bij de juiste personen en afdelingen terechtkomen. Ook heb je contact met verschillende collega's binnen de organisatie en ben je een belangrijk administratief aanspreekpunt gedurende het besluitvormingsproces.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Samenstellen van de agenda voor de collegevergadering op basis van de ingediende stukken;
• Controleren van documenten op tijdigheid en volledigheid, inclusief de benodigde bijlagen;
• Bewaken van versiebeheer en zorgen voor een correcte registratie van documenten;
• Verzorgen van de administratieve afhandeling van collegebesluiten;
• Coördineren van ondertekening van stukken;
• Registreren en verwerken van besluiten in iBabs;
• Afhandelen van uitgaande brieven van het college, inclusief kleine tekstuele aanpassingen;
• Digitaal doorgeleiden van stukken naar de raadsgriffie, zoals raads- en commissievoorstellen, notities en brieven;
• Fungeren als administratief aanspreekpunt voor collega's die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces.

Je bent dus nauw betrokken bij het proces achter bestuurlijke besluitvorming. Nauwkeurigheid is belangrijk, maar je kijkt ook verder. Als je ziet dat iets duidelijker, slimmer of efficiënter kan, denk je actief mee.

Je gaat aan de slag bij Gemeente Sittard-Geleen, een gemeente in Zuid-Limburg met een organisatie waarin verschillende disciplines samenwerken aan de dienstverlening voor inwoners, ondernemers en de stad.

Binnen de gemeentelijke organisatie komen dagelijks veel bestuurlijke en ambtelijke processen samen. Het college van burgemeester en wethouders neemt besluiten over uiteenlopende onderwerpen. Om dat proces goed te laten verlopen, moeten voorstellen en documenten op tijd compleet zijn, correct worden geregistreerd en bij de juiste partijen terechtkomen.

In deze functie werk je precies op dat kruispunt van administratie en bestuurlijke besluitvorming. Je hebt contact met verschillende onderdelen van de organisatie en krijgt een goed beeld van wat er achter de schermen nodig is om college- en raadsprocessen soepel te laten verlopen.

Je werkt samen met een collega en krijgt een duidelijke verantwoordelijkheid binnen het proces. Omdat het om een tijdelijke opdracht gaat, is het belangrijk dat je snel je weg vindt in de werkzaamheden en zelfstandig aan de slag kunt.